{"id":1199,"date":"2020-06-04T10:34:02","date_gmt":"2020-06-04T09:34:02","guid":{"rendered":"http:\/\/4-pack.com\/it\/?p=1199"},"modified":"2024-02-23T13:45:12","modified_gmt":"2024-02-23T13:45:12","slug":"costruire-flussi-di-lavoro-digitali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/4-pack.com\/it\/knowledge-centre\/costruire-flussi-di-lavoro-digitali\/","title":{"rendered":"Costruire il fondamento delle iniziative intelligenti: Flussi di lavoro digitali"},"content":{"rendered":"<h2 class=\"p-b-20 h2 text-dark-blue h-h2-article short_body\">I flussi di lavoro digitali sono il fondamento di qualsiasi iniziativa di lavoro intelligente<\/h2>\n<div class=\"html-area text-dark-blue m-b-60 m-t-30\">\n<p>Mercoled\u00ec 3 giugno, 4PACK UK ha completato la nostra serie di webinar Digital Accelerator con la terza puntata,<strong>\u00a0Migrazione dei flussi di lavoro digitali in 4 semplici passi: Migliorare la produttivit\u00e0 e ridurre il livello di rischio<\/strong>. Per questo webinar abbiamo coperto quattro semplici passi per migrare i vostri flussi di lavoro in un processo digitale al fine di migliorare la produttivit\u00e0 e ridurre i rischi di conformit\u00e0.<\/p>\n<p>Abbiamo guardato:<\/p>\n<ul>\n<li>Perch\u00e9 si dovrebbe investire tempo nella mappatura<\/li>\n<li>L&#8217;importanza di definire le responsabilit\u00e0 e le azioni<\/li>\n<li>Come puoi ottimizzare i tuoi flussi di lavoro<\/li>\n<li>Come rendere tutto digitale<\/li>\n<\/ul>\n<p><iframe src=\"https:\/\/youtube.com\/embed\/PRYS8g7NY-8\" width=\"100%\" height=\"420\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p><strong>Ma prima di tutto, perch\u00e9 dovresti concentrarti sulla digitalizzazione dei tuoi flussi di lavoro?<\/strong><\/p>\n<p>I flussi di lavoro digitali possono sembrare una gestione standard dei progetti, ma sono il fondamento di qualsiasi iniziativa di lavoro intelligente. Quando parliamo di digitalizzazione dei flussi di lavoro, in realt\u00e0 parliamo di abbandonare il passaggio delle e-mail e l&#8217;uso di pi\u00f9 documenti, spesso archiviati in cartelle e server diversi.<\/p>\n<p>\u00c8 importante sottolineare che la digitalizzazione dei flussi di lavoro non \u00e8 la stessa cosa di un semplice utilizzo di strumenti software collaborativi come Microsoft Teams, Slack ecc. Molte organizzazioni utilizzano questi strumenti che fungono da canale di comunicazione istantaneo per i team, ma fanno un livello di complessit\u00e0 diverso rispetto ai progetti di lancio dei prodotti perch\u00e9 le informazioni sono ancora organizzate a silos e si perdono in lunghi thread di discussione.<\/p>\n<p>Digitare i flussi di lavoro significa creare un processo strutturato e digitale che rende facile per i singoli e per i team inserire, produrre e consultare le informazioni in modo efficiente, regolare e coerente. I flussi di lavoro digitali significano che i processi chiave sono definiti sulla base di una serie di dipendenze, che guidano le attivit\u00e0 che devono essere automaticamente rispettate &#8211; queste dovrebbero riflettere il modo in cui si vuole operare come azienda per ottimizzare l&#8217;efficienza.<\/p>\n<p><strong>La coerenza \u00e8 la chiave per la conformit\u00e0 su pi\u00f9 livelli.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>I problemi di scarsa conformit\u00e0 dei processi si aggravano quando le parti interessate non sono tutte nello stesso ufficio o sede, o parte della stessa organizzazione, quindi la gestione di queste co-locazioni \u00e8 una ragione cruciale per mettere in atto robusti flussi di lavoro digitali.<\/p>\n<p>La scarsa conformit\u00e0 dei processi espone inoltre la tua azienda a molti rischi inutili. Soprattutto quando ci si affida alle tracce delle e-mail e ai documenti multipli che vengono passati in giro, c&#8217;\u00e8 una probabilit\u00e0 molto maggiore che qualcosa venga tralasciato e sfugga alla rete.<\/p>\n<p>Il passaggio ai flussi di lavoro digitali assicura che tutte le informazioni giuste siano in un unico luogo e che siano state sottoposte alle fasi di correzione e ai controlli. I flussi di lavoro digitali consentono di misurare e tracciare l&#8217;avanzamento dei progetti in modo molto pi\u00f9 efficace; forniscono inoltre una cronologia completamente ricercabile e verificabile. Infine, i flussi di lavoro digitali in s\u00e9 e per s\u00e9 velocizzano notevolmente i processi (in molti casi, fino al 40% pi\u00f9 velocemente!).<\/p>\n<p>I flussi di lavoro digitali offrono un ulteriore vantaggio, in quanto consentono di migliorare continuamente la produttivit\u00e0 &#8211; identificando dove possono verificarsi i principali colli di bottiglia in modo da poterli eliminare, ad esempio, o automatizzando il flusso di contenuti approvati direttamente verso output come le artwork di packaging.<\/p>\n<p><strong>#1 Mappare il processo:\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Quello che ti consigliamo \u00e8 di dedicare un po&#8217; di tempo (ore, non giorni) per capire veramente il tuo attuale processo end-to-end, le fasi e le attivit\u00e0 coinvolte nel lancio o nell&#8217;aggiornamento di un prodotto. Quindi, questo significa mettere le persone intorno al tavolo, probabilmente virtuale al momento e tracciare fisicamente le singole fasi del processo e la sequenza &#8211; quindi come si collegano tra loro.<\/p>\n<p>Questo esercizio non \u00e8 difficile e non richiede molto tempo, ma l&#8217;investimento dar\u00e0 assolutamente i suoi frutti a lungo termine. Nella nostra esperienza,<strong>\u00a0la fase di mappatura \u00e8 preziosa, in termini di impegno interno<\/strong>. Ti d\u00e0 la possibilit\u00e0 di fare un bilancio del tuo attuale processo e invita gli altri a commentare e a contribuire prima di intraprendere qualsiasi trasformazione digitale.<\/p>\n<p><em>Come si fa?<\/em><\/p>\n<p>Per far uscire il flusso del processo, avrai bisogno di un facilitatore, qualcuno che stia in piedi alla lavagna digitale mentre i tuoi esperti discutono i passi e il flusso. Puoi facilitarlo tu stesso o puoi considerare di utilizzare qualcuno esterno alla tua organizzazione per aiutarti. \u00c8 importante che sia qualcuno che non abbia investito molto nel processo; un consulente per l&#8217;implementazione del software sarebbe l&#8217;ideale in questo caso qualcuno che porti la sua esperienza di flusso di lavoro digitale anche alla riunione.<\/p>\n<p>In termini di strumenti per fare questo a basso contenuto tecnologico, pu\u00f2 bastare una lavagna a fogli mobili e un approccio Sharpie o si pu\u00f2 approfittare di una delle tante applicazioni free di mappatura dei processi, di facile utilizzo online, ideale se hai intenzione di farlo a distanza. Per mappare il processo,\u00a0<strong>lavora con i principali rappresentanti dei gruppi di stakeholder per aiutarti a costruire il quadro completo<\/strong>\u00a0e assicurarti che non ti manchi nulla.<\/p>\n<p>La chiave \u00e8 quella di delineare semplicemente i passi in questa fase e l&#8217;ordine in cui devono essere eseguiti &#8211; ogni dettaglio pu\u00f2 essere aggiunto in seguito.\u00a0<strong>Mantieni un tocco leggero e inizia in piccolo &#8211; inizia con un piccolo elemento<\/strong>\u00a0o fase del processo e lavora verso l&#8217;esterno. Ecco un esempio:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" title=\" \" src=\"https:\/\/bucket-4flying.4flow.cloud\/OBJECTS\/4PACK\/diagramma_1.jpg\" alt=\" \" width=\"100%\" \/><\/p>\n<p><em>Fig 1.1<\/em><\/p>\n<p><em>Riunire tutto<\/em><\/p>\n<p>Una volta mappate le diverse fasi del processo, \u00e8 possibile collegarle tra loro per ottenere l&#8217;intero processo end-to-end. Avrai adesso una singola versione del processo creata da un team che racchiude tutte le conoscenze delle persone in un unico grafico o documento. Coinvolgere gli stakeholder \u00e8 fondamentale, significa che il tuo processo mappato sar\u00e0\u00a0<strong>credibile all&#8217;interno della tua organizzazione<\/strong>, e avrai ottenuto il consenso per la trasformazione digitale da parte degli attori chiave del processo.<\/p>\n<p>Finalmente, pu\u00f2 essere anche illuminante! Sarai sorpreso di quante persone conosceranno solo la loro parte del processo e saranno relativamente inconsapevoli delle attivit\u00e0 che li circondano. Una volta che hai catturato le fasi e il flusso del processo, il flusso di lavoro scheletrico, ora \u00e8 il momento di aggiungere qualche dettaglio in pi\u00f9 sulla responsabilit\u00e0 e le azioni chiave.<\/p>\n<p><strong>#2 Definire\u00a0 Responsabilit\u00e0 &amp; Azioni:<\/strong><\/p>\n<p>Per ogni fase del processo \u00e8 necessario elaborare e concordare chi \u00e8 responsabile di ogni fase e prendere nota di tutte le procedure o istruzioni necessarie per completare le proprie azioni. Questo significa camminare attraverso il processo che hai creato nella prima fase, cio\u00e8 etichettare le azioni. Stabilisci lo scopo di ogni fase: aggiungere informazioni, estrarre informazioni, allegare file o scaricare file e, o entrambi? Ecco un esempio di ci\u00f2 che intendo dire.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" title=\" \" src=\"https:\/\/bucket-4flying.4flow.cloud\/OBJECTS\/4PACK\/schema_1.jpg\" alt=\" \" width=\"100%\" \/><\/p>\n<p><em>Fig 1.2<\/em><\/p>\n<p>Qui abbiamo dettagliato una serie di fasi per la produzione di artwork e copy, comprese le relative azioni, le responsabilit\u00e0. Quello che stiamo cercando di fare \u00e8 ottenere un quadro chiaro di come le informazioni, i dati e i documenti scorrono attraverso il processo; chi inserisce le informazioni, quando queste vengono aggiunte, chi agisce su di esse.<\/p>\n<p>\u00c8 importante considerare anche chi deve essere informato delle decisioni prese all&#8217;interno del processo. E infine, non<strong>\u00a0dimenticare di considerare sia gli stakeholder esterni che interni in questo esercizio<\/strong>; laboratori di prova, enti di accreditamento, rivenditori o agenzie grafiche, ad esempio, sono tutti collaboratori di un processo e possono essere inclusi in un sistema digitale.<\/p>\n<p>Cos\u00ec, ora abbiamo i nostri passi, il flusso, le azioni e le responsabilit\u00e0. Abbiamo\u00a0<strong>individuato chiaramente i punti di controllo del processo<\/strong>; le fasi di convalida. Avremo elencato le risorse e i reparti che sono toccati dal processo, il che vi aiuter\u00e0 a pianificare il lato della gestione del cambiamento della vostra trasformazione, in termini di comunicazione e formazione.<\/p>\n<p>Una volta identificati i passi, con azioni e responsabilit\u00e0, questo ci mette nella posizione di poter ottimizzare i nostri processi.<\/p>\n<div>\n<p><strong>#3 Ottimizzare i flussi di lavoro<\/strong><\/p>\n<p>Questo \u00e8 il punto in cui costruiremo il processo che abbiamo mappato. La chiave in questo caso \u00e8 fare un passo indietro prima di digitalizzare i nostri flussi di lavoro e di concentrarsi sul processo futuro con un sistema digitale. Il tuo team potrebbe aver gi\u00e0 individuato alcune potenziali ottimizzazioni in termini di processo aziendale stesso come parte dell&#8217;esercizio di mappatura. Ora \u00e8 il momento di fare un bilancio di tutte queste idee e di costruire anche l&#8217;automazione digitale.<\/p>\n<p><em>Come ci avviciniamo a questo?\u00a0<\/em><\/p>\n<p>Quando pensiamo a un processo da digitale, \u00e8 chiaro che alcuni passaggi sono da non perdere &#8211; i passaggi che DEVONO essere presenti nella versione digitale del processo. Ci\u00f2 che intendiamo qui sono i punti di contatto e le porte chiave del processo, dove il lavoro di una persona o di un team viene svolto e la responsabilit\u00e0 viene trasferita a un altro utente o gruppo nel flusso. Un&#8217;altra area da considerare per prima sono anche le fasi chiave di validazione o approvazione e i punti di ritorno, questi formeranno i loop digitali (la visualizzazione di questi loop aiuta davvero).<\/p>\n<p>Una volta che i passi critici e i loop vengono inseriti, poi si aggiungono altre attivit\u00e0 di supporto nel processo &#8211; dove i dati\/documenti vengono aggiunti o estratti.\u00a0<strong>Stai attento a non cadere nella trappola di digitalizzare il tuo attuale processo manuale<\/strong>. Un sistema pu\u00f2 aiutarti ad essere pi\u00f9 efficiente condensando i passaggi manuali in un&#8217;unica azione o indirizzando le azioni a diverse persone in parallelo.<\/p>\n<p>Pensa a quali processi o fasi potrebbero essere pi\u00f9 efficacemente automatizzati, ad esempio, qualsiasi tipo di approvazione di documenti o file. Se lo gestisci offline, probabilmente invierai documenti\/file via e-mail a diversi approvatori. E tipicamente, potresti essere in attesa della prima persona per la revisione prima dell&#8217;instradamento alla seconda, perch\u00e9 vuoi raccogliere i commenti su un file master.<\/p>\n<p><strong>In un sistema digitale sarai in grado di distribuire questo contenuto in parallelo<\/strong>\u00a0in modo che tutti gli approvatori lavorino contemporaneamente sullo stesso file master. Questo pu\u00f2 portare a un risparmio di tempo di settimane.<\/p>\n<p>Tuttavia, alcune di queste possibili automazioni potrebbero includere il prelievo di dati direttamente dai sistemi del fornitore o dal proprio sistema ERP, o, come altro esempio, l&#8217;output di informazioni sul prodotto direttamente in un modello grafico dinamico, che potenzialmente rimuove un inutile passaggio esterno nella fase grafica del packaging.<\/p>\n<p><strong>#4 Make it Digital<br \/>\n<\/strong><strong>Non si tratta solo di pensare al come ma anche di pensare con chi si dovrebbe lavorare.\u00a0<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<p>\u00c8 essenziale selezionare un partner software che non solo fornisca le funzionalit\u00e0 appropriate per soddisfare le esigenze del tuo progetto, ma che sia anche in grado di lavorare senza problemi con la tua azienda e i tuoi team per garantire un processo di trasformazione senza intoppi. Portare una squadra al tavolo che infonda davvero fiducia nel processo di cambiamento e con cui le squadre sentono di poter lavorare.<\/p>\n<p><em>Da dove si comincia?<\/em><\/p>\n<p>Il primo passo \u00e8 quello di<strong>\u00a0centralizzare il pi\u00f9 possibile le tue informazioni e dati<\/strong>. Ci sono una serie di vantaggi che ne derivano; abbiamo gi\u00e0 parlato in precedenza di quanto sia importante centralizzare le informazioni all&#8217;interno di un&#8217;unica piattaforma per ottenere il controllo dei tuoi processi, ridurre i rischi, accelerare la tua velocit\u00e0 di immissione sul mercato ed eliminare i costi non necessari. \u00c8 anche una base fondamentale per digitalizzare i flussi di lavoro in modo efficace.<\/p>\n<p>Il secondo passo, anche se pu\u00f2 sembrare ovvio, \u00e8 quello di\u00a0<strong>fare in modo che tutti coloro che hanno bisogno di essere connessi lo siano,<\/strong>\u00a0e che abbiano i giusti compiti ad essi associati. Per rendere tutto questo il pi\u00f9 facile e tempestivo possibile per gli utenti (tornando a migliorare la produttivit\u00e0) dovrebbero avere una visione chiara e centralizzata di quali compiti devono svolgere ogni giorno, con notifiche su quando un&#8217;azione \u00e8 stata inserita nella loro fase del flusso di lavoro.<\/p>\n<p>Tutto questo sar\u00e0 stato definito all&#8217;interno dei workshop di scoperta e scoping e poi tradotto nel sistema. Essere in grado di vedere una storia consolidata degli input degli altri contro ogni azione \u00e8 anche molto utile e significa che le persone non devono spendere tempo a rintracciare altre informazioni rilevanti.<\/p>\n<p>Molti chiedono informazioni sui dati esistenti quando si tratta di digitalizzare i flussi di lavoro. La buona notizia \u00e8 che probabilmente ci saranno molte cose in cui si pu\u00f2 migrare. Tuttavia,<strong>\u00a0quando si tratta di migrare i dati di progetto esistenti, \u00e8 importante che non si portino anche cattive abitudini ereditate!\u00a0<\/strong>Per esempio, quando le specifiche dei prodotti di cui abbiamo parlato prima sono incomplete, usate questo esercizio come un&#8217;opportunit\u00e0 per portare tutto a un buon livello.<\/p>\n<p><strong>Inizia con dati puliti e coerenti<\/strong>. Una soluzione software faciliter\u00e0 il vostro processo di business e aiuter\u00e0 a guidare un modo di lavorare basato sulle migliori pratiche, ma rimarr\u00e0 sempre responsabilit\u00e0 delle persone assicurare che i dati validi entrino in gioco per garantire un output di successo. Il compito di una soluzione digitale \u00e8 quello di avere i necessari controlli e bilanci per assicurare che controlli ci\u00f2 che deve essere completato e quando.<\/p>\n<p>Infine,<strong>\u00a0goditi il processo!<\/strong>\u00a0\u00c8 un&#8217;opportunit\u00e0 unica per ripulire il tuo modo di lavorare e migliorare le informazioni.\u00a0 Non sentirti sopraffatto, il tuo fornitore di software dovrebbe tenerti per mano durante l&#8217;intera trasformazione e rimuovere i carichi pesanti<\/p>\n<p>Immagina la soddisfazione, senza contare tutti i maggiori benefici in termini di tempo, costi e conformit\u00e0 che la tua organizzazione \u00e8 destinata ad ottenere &#8220;Diventando Digital&#8217;.<\/p>\n<div>\n<p><strong>Q&amp;A<\/strong><\/p>\n<p><strong>Q: Tutti nel mio reparto sembrano lavorare in modo leggermente diverso, quindi il non sapere da dove cominciare ci ha impedito di andare avanti &#8211; hai qualche consiglio?<\/strong><\/p>\n<p><strong>A:<\/strong>\u00a0\u00c8 una situazione molto comune, che troviamo soprattutto nelle aziende che sono cresciute organicamente.<\/p>\n<p>L&#8217;obiettivo deve essere allineato ai modi di lavorare in una certa misura per raggiungere un livello di coerenza e controllo. Avere pietre miliari comuni, ad esempio, migliorer\u00e0 la visibilit\u00e0 del processo. Una volta mappato il processo, come abbiamo spiegato in precedenza, sar\u00e0 pi\u00f9 facile vedere dove i diversi individui\/team lavorano oggi in modo diverso.<\/p>\n<p>Con qualsiasi digitalizzazione \u00e8 importante consentire un certo grado di flessibilit\u00e0 laddove necessario. Un flusso di lavoro digitale non deve essere rigido al 100%, ma deve essere flessibile per adattarsi alle diverse situazioni. Quello che suggeriamo \u00e8 di iniziare a mappare il processo con il team in modo da poter considerare tutte le variazioni. Questo ti aiuter\u00e0 a vedere i passi comuni e ti fornir\u00e0 anche una buona base per allineare i modi di lavorare da qui in avanti.<\/p>\n<p><strong>Q: Con squadre che lavorano a distanza&#8230;.\u00e8 possibile implementare un nuovo sistema?<\/strong><\/p>\n<p>S\u00ec, decisamente! L&#8217;implementazione del sistema segue tre fasi:<\/p>\n<p><strong>Scoping\/Discovery\u00a0&#8211;<\/strong>\u00a0Qui \u00e8 dove comprendiamo a fondo le tue esigenze. Questo pu\u00f2 essere fatto attraverso una serie di workshop online e\/o questionari offline.<\/p>\n<p><strong>Configurazione\/Test\u00a0&#8211;<\/strong>\u00a0I sistemi cloud sono per natura impostati in remoto, quindi non richiedono alcuna installazione in loco. Inoltre, per testare il sistema, tutto ci\u00f2 di cui si ha bisogno \u00e8 l&#8217;accesso a Internet e tutti i consigli possono essere forniti online o via e-mail.<\/p>\n<p><strong>Formazione<\/strong> &#8211; La formazione pu\u00f2 essere impartita anche a distanza, sia come webinar di gruppo che come approccio one to one, qui, anche i documenti online e i video di formazione aiutano.<\/p>\n<\/div>\n<div>\n<p>4Pack \u00e8 stato sviluppato per aiutare i produttori di food &amp; beverage di tutte le dimensioni a sviluppare e promuovere prodotti innovativi e pi\u00f9 sicuri sul mercato in modo rapido e tramite tutti i canali. 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