Costruire il fondamento delle iniziative intelligenti: Flussi di lavoro digitali

Mercoledì 3 giugno, 4PACK UK ha completato la nostra serie di webinar Digital Accelerator con la terza puntata, Migrazione dei flussi di lavoro digitali in 4 semplici passi: Migliorare la produttività e ridurre il livello di rischio. Per questo webinar abbiamo coperto quattro semplici passi per migrare i vostri flussi di lavoro in un processo digitale al fine di migliorare la produttività e ridurre i rischi di conformità.

Abbiamo guardato:

• Perché si dovrebbe investire tempo nella mappatura
• L’importanza di definire le responsabilità e le azioni
• Come puoi ottimizzare i tuoi flussi di lavoro
• Come rendere tutto digitale

Ma prima di tutto, perché dovresti concentrarti sulla digitalizzazione dei tuoi flussi di lavoro?

I flussi di lavoro digitali possono sembrare una gestione standard dei progetti, ma sono il fondamento di qualsiasi iniziativa di lavoro intelligente. Quando parliamo di digitalizzazione dei flussi di lavoro, in realtà parliamo di abbandonare il passaggio delle e-mail e l’uso di più documenti, spesso archiviati in cartelle e server diversi.

È importante sottolineare che la digitalizzazione dei flussi di lavoro non è la stessa cosa di un semplice utilizzo di strumenti software collaborativi come Microsoft Teams, Slack ecc. Molte organizzazioni utilizzano questi strumenti che fungono da canale di comunicazione istantaneo per i team, ma fanno un livello di complessità diverso rispetto ai progetti di lancio dei prodotti perché le informazioni sono ancora organizzate a silos e si perdono in lunghi thread di discussione.

Digitare i flussi di lavoro significa creare un processo strutturato e digitale che rende facile per i singoli e per i team inserire, produrre e consultare le informazioni in modo efficiente, regolare e coerente. I flussi di lavoro digitali significano che i processi chiave sono definiti sulla base di una serie di dipendenze, che guidano le attività che devono essere automaticamente rispettate – queste dovrebbero riflettere il modo in cui si vuole operare come azienda per ottimizzare l’efficienza.

La coerenza è la chiave per la conformità su più livelli. 

I problemi di scarsa conformità dei processi si aggravano quando le parti interessate non sono tutte nello stesso ufficio o sede, o parte della stessa organizzazione, quindi la gestione di queste co-locazioni è una ragione cruciale per mettere in atto robusti flussi di lavoro digitali.

La scarsa conformità dei processi espone inoltre la tua azienda a molti rischi inutili. Soprattutto quando ci si affida alle tracce delle e-mail e ai documenti multipli che vengono passati in giro, c’è una probabilità molto maggiore che qualcosa venga tralasciato e sfugga alla rete.

Il passaggio ai flussi di lavoro digitali assicura che tutte le informazioni giuste siano in un unico luogo e che siano state sottoposte alle fasi di correzione e ai controlli. I flussi di lavoro digitali consentono di misurare e tracciare l’avanzamento dei progetti in modo molto più efficace; forniscono inoltre una cronologia completamente ricercabile e verificabile. Infine, i flussi di lavoro digitali in sé e per sé velocizzano notevolmente i processi (in molti casi, fino al 40% più velocemente!).

I flussi di lavoro digitali offrono un ulteriore vantaggio, in quanto consentono di migliorare continuamente la produttività – identificando dove possono verificarsi i principali colli di bottiglia in modo da poterli eliminare, ad esempio, o automatizzando il flusso di contenuti approvati direttamente verso output come le artwork di packaging.

#1 Mappare il processo: 

Quello che ti consigliamo è di dedicare un po’ di tempo (ore, non giorni) per capire veramente il tuo attuale processo end-to-end, le fasi e le attività coinvolte nel lancio o nell’aggiornamento di un prodotto. Quindi, questo significa mettere le persone intorno al tavolo, probabilmente virtuale al momento e tracciare fisicamente le singole fasi del processo e la sequenza – quindi come si collegano tra loro.

Questo esercizio non è difficile e non richiede molto tempo, ma l’investimento darà assolutamente i suoi frutti a lungo termine. Nella nostra esperienza, la fase di mappatura è preziosa, in termini di impegno interno. Ti dà la possibilità di fare un bilancio del tuo attuale processo e invita gli altri a commentare e a contribuire prima di intraprendere qualsiasi trasformazione digitale.

Come si fa?

Per far uscire il flusso del processo, avrai bisogno di un facilitatore, qualcuno che stia in piedi alla lavagna digitale mentre i tuoi esperti discutono i passi e il flusso. Puoi facilitarlo tu stesso o puoi considerare di utilizzare qualcuno esterno alla tua organizzazione per aiutarti. È importante che sia qualcuno che non abbia investito molto nel processo; un consulente per l’implementazione del software sarebbe l’ideale in questo caso qualcuno che porti la sua esperienza di flusso di lavoro digitale anche alla riunione.

In termini di strumenti per fare questo a basso contenuto tecnologico, può bastare una lavagna a fogli mobili e un approccio Sharpie o si può approfittare di una delle tante applicazioni free di mappatura dei processi, di facile utilizzo online, ideale se hai intenzione di farlo a distanza. Per mappare il processo, lavora con i principali rappresentanti dei gruppi di stakeholder per aiutarti a costruire il quadro completo e assicurarti che non ti manchi nulla.

La chiave è quella di delineare semplicemente i passi in questa fase e l’ordine in cui devono essere eseguiti – ogni dettaglio può essere aggiunto in seguito. Mantieni un tocco leggero e inizia in piccolo – inizia con un piccolo elemento o fase del processo e lavora verso l’esterno. Ecco un esempio:

Fig 1.1

Riunire tutto

Una volta mappate le diverse fasi del processo, è possibile collegarle tra loro per ottenere l’intero processo end-to-end. Avrai adesso una singola versione del processo creata da un team che racchiude tutte le conoscenze delle persone in un unico grafico o documento. Coinvolgere gli stakeholder è fondamentale, significa che il tuo processo mappato sarà credibile all’interno della tua organizzazione, e avrai ottenuto il consenso per la trasformazione digitale da parte degli attori chiave del processo.

Finalmente, può essere anche illuminante! Sarai sorpreso di quante persone conosceranno solo la loro parte del processo e saranno relativamente inconsapevoli delle attività che li circondano. Una volta che hai catturato le fasi e il flusso del processo, il flusso di lavoro scheletrico, ora è il momento di aggiungere qualche dettaglio in più sulla responsabilità e le azioni chiave.

#2 Definire  Responsabilità & Azioni:

Per ogni fase del processo è necessario elaborare e concordare chi è responsabile di ogni fase e prendere nota di tutte le procedure o istruzioni necessarie per completare le proprie azioni. Questo significa camminare attraverso il processo che hai creato nella prima fase, cioè etichettare le azioni. Stabilisci lo scopo di ogni fase: aggiungere informazioni, estrarre informazioni, allegare file o scaricare file e, o entrambi? Ecco un esempio di ciò che intendo dire.

Fig 1.2

Qui abbiamo dettagliato una serie di fasi per la produzione di artwork e copy, comprese le relative azioni, le responsabilità. Quello che stiamo cercando di fare è ottenere un quadro chiaro di come le informazioni, i dati e i documenti scorrono attraverso il processo; chi inserisce le informazioni, quando queste vengono aggiunte, chi agisce su di esse.

È importante considerare anche chi deve essere informato delle decisioni prese all’interno del processo. E infine, non dimenticare di considerare sia gli stakeholder esterni che interni in questo esercizio; laboratori di prova, enti di accreditamento, rivenditori o agenzie grafiche, ad esempio, sono tutti collaboratori di un processo e possono essere inclusi in un sistema digitale.

Così, ora abbiamo i nostri passi, il flusso, le azioni e le responsabilità. Abbiamo individuato chiaramente i punti di controllo del processo; le fasi di convalida. Avremo elencato le risorse e i reparti che sono toccati dal processo, il che vi aiuterà a pianificare il lato della gestione del cambiamento della vostra trasformazione, in termini di comunicazione e formazione.

Una volta identificati i passi, con azioni e responsabilità, questo ci mette nella posizione di poter ottimizzare i nostri processi.

È essenziale selezionare un partner software che non solo fornisca le funzionalità appropriate per soddisfare le esigenze del tuo progetto, ma che sia anche in grado di lavorare senza problemi con la tua azienda e i tuoi team per garantire un processo di trasformazione senza intoppi. Portare una squadra al tavolo che infonda davvero fiducia nel processo di cambiamento e con cui le squadre sentono di poter lavorare.

Da dove si comincia?

Il primo passo è quello di centralizzare il più possibile le tue informazioni e dati. Ci sono una serie di vantaggi che ne derivano; abbiamo già parlato in precedenza di quanto sia importante centralizzare le informazioni all’interno di un’unica piattaforma per ottenere il controllo dei tuoi processi, ridurre i rischi, accelerare la tua velocità di immissione sul mercato ed eliminare i costi non necessari. È anche una base fondamentale per digitalizzare i flussi di lavoro in modo efficace.

Il secondo passo, anche se può sembrare ovvio, è quello di fare in modo che tutti coloro che hanno bisogno di essere connessi lo siano, e che abbiano i giusti compiti ad essi associati. Per rendere tutto questo il più facile e tempestivo possibile per gli utenti (tornando a migliorare la produttività) dovrebbero avere una visione chiara e centralizzata di quali compiti devono svolgere ogni giorno, con notifiche su quando un’azione è stata inserita nella loro fase del flusso di lavoro.

Tutto questo sarà stato definito all’interno dei workshop di scoperta e scoping e poi tradotto nel sistema. Essere in grado di vedere una storia consolidata degli input degli altri contro ogni azione è anche molto utile e significa che le persone non devono spendere tempo a rintracciare altre informazioni rilevanti.

Molti chiedono informazioni sui dati esistenti quando si tratta di digitalizzare i flussi di lavoro. La buona notizia è che probabilmente ci saranno molte cose in cui si può migrare. Tuttavia, quando si tratta di migrare i dati di progetto esistenti, è importante che non si portino anche cattive abitudini ereditate! Per esempio, quando le specifiche dei prodotti di cui abbiamo parlato prima sono incomplete, usate questo esercizio come un’opportunità per portare tutto a un buon livello.

Inizia con dati puliti e coerenti. Una soluzione software faciliterà il vostro processo di business e aiuterà a guidare un modo di lavorare basato sulle migliori pratiche, ma rimarrà sempre responsabilità delle persone assicurare che i dati validi entrino in gioco per garantire un output di successo. Il compito di una soluzione digitale è quello di avere i necessari controlli e bilanci per assicurare che controlli ciò che deve essere completato e quando.

Infine, goditi il processo! È un’opportunità unica per ripulire il tuo modo di lavorare e migliorare le informazioni.  Non sentirti sopraffatto, il tuo fornitore di software dovrebbe tenerti per mano durante l’intera trasformazione e rimuovere i carichi pesanti

Immagina la soddisfazione, senza contare tutti i maggiori benefici in termini di tempo, costi e conformità che la tua organizzazione è destinata ad ottenere “Diventando Digital’.