Come ridurre il rischio di un richiamo di prodotto?

Ciò che i produttori di alimenti e bevande devono sapere per mitigare il rischio di ritiro di un prodotto e proteggere la loro attività.

Tim Nash è a capo del team di richiamo dei prodotti presso Marsh, un broker assicurativo che aiuta i produttori di alimenti e bevande a trovare la giusta copertura per le loro operazioni. Abbiamo parlato con lui del vero costo di un richiamo e di cosa possono fare i produttori per limitare il livello di rischio a cui stanno esponendo la loro attività.

4Pack:

Tim, tu lavori con aziende di tutte le dimensioni. Quali sono i motivi principali per il ritiro di un prodotto?

Tim:

L’errata etichettatura è una delle cause principali che si verifica quando, per esempio, un allergene non è stato dichiarato sulla confezione. Oppure si può verificare per l’uso di un’etichetta in lingua straniera su un prodotto che viene distribuito in tutta Europa. Nella mia esperienza l’etichettatura errata è una delle cause più comuni di un richiamo, più della contaminazione, ad esempio, con listeria, es. coli, frammenti di metallo e così via.
Ma ci sono anche nuovi rischi di cui le aziende potrebbero non essere a conoscenza, come la “pubblicità negativa”, dove c’è una contaminazione percepita. I problemi cominciano diffondersi molto rapidamente attraverso i social media e possono portare a un boicottaggio del prodotto da parte delle persone. Questo può essere sufficiente per innescare un richiamo.
A volte è anche necessario richiamare un prodotto perché qualcuno ha minacciato di manometterlo.

4Pack:

Ritieni che i grandi produttori siano più consapevoli dei fattori che potrebbero innescare un richiamo?

Tim:

Beh, le aziende più grandi possono permettersi team più specializzati, ad esempio Qualità, Sicurezza alimentare, team assicurativi separati, ecc. In quelle più piccole, di solito si scopre che un individuo indosserà un certo numero di cappelli. Sono estesi in tutte queste funzioni e questo spesso significa che non hanno il tempo di dedicarsi al ruolo che probabilmente dovrebbero avere.

4Pack:

Cosa possono fare le aziende per proteggersi?

Tim:

Molte aziende investiranno in tecnologia per testare le etichette e fornire un’ulteriore fase di approvazione. Si sta sviluppando abbastanza rapidamente, e quindi adesso possono effettuare il controllo sulle etichette che escono sui prodotti in modo più efficace rispetto al passato.

4Pack:

Cosa cercano le compagnie di assicurazione quando valutano il livello di rischio di un produttore?

Tim:

Vogliono capire quale sarà l’impatto che la perdita avrà sull’azienda. Ad esempio, si potrebbero sostenere i costi per la distruzione del prodotto, la sua rielaborazione e l’assunzione di forza lavoro supplementare per ottenere l’assistenza di persone che si occupino di tutto questo. Se si perde un contratto a causa di ciò, allora l’interruzione dell’attività è il pezzo chiave. Se si perde il contratto a causa della contaminazione, beh, è qui che viene sostenuta la maggior parte dei costi e potrebbero rappresentare un notevole ammanco nel bilancio.

Quando parliamo di piccole imprese, queste possono contare su uno o due contratti chiave per mantenerle a galla: se dovessero perderli, sarebbero in guai seri. E quindi assicurazione significa reale protezione del bilancio.

4Pack:

Che tipo di costi stiamo considerando?

Tim:

Quelli potenzialmente paralizzanti. Abbiamo visto i marchi crollare da un giorno all’altro, solo sulla base di una cattiva gestione di una contaminazione o di un richiamo. Ci vuole molto tempo per riprendersi da questo. Le aziende con una serie di marchi diversi sarebbero più attraenti per gli assicuratori, perché se c’è un problema con uno dei marchi, non sempre le persone fanno il collegamento in tutto il portafoglio. Se ci si affida a un solo marchio, allora l’esposizione è molto più ampia, perché la gente potrebbe boicottare quel prodotto, e avrebbe un impatto molto maggiore.

Gli assicuratori valutano anche dove si colloca la tua azienda nella supply chain e quanto bene tu la controlli. Sei proprietario di un grande marchio e proteggi quello più rappresentativo? Sei un produttore di imballaggi, quindi rischi di dover richiamare non solo l’imballaggio, ma anche il prodotto al suo interno? In questo caso non si tratta solo del proprio bilancio, ma anche della copertura di terzi sulla polizza. Con le attuali global supply chains, c’è questa nuova, ulteriore attenzione all’analisi delle minacce e alla valutazione della vulnerabilità.

4Pack:

Quindi stiamo parlando di assicurazione finanziaria, ma non servirebbe a nulla in termini di reputazione, giusto?

Tim:

In un certo senso lo farebbe. Gli assicuratori si rendono conto che quando un’azienda deve effettuare un richiamo, la cosa più importante è la reputazione e cercare di evitare l’interruzione dell’attività. Quindi andranno verso la compensazione dell’interruzione dell’attività, perché meglio gestiranno il ritiro, meno sarà consiferevole l’assegno.

4Pack:

Quindi, da un lato, si tratta di ottenere il processo giusto – dall’altro, di essere in grado di tirare fuori una storia completamente tracciabile di ciò che è successo?

Tim:

Alcune persone tendono ad avere paura degli strumenti che possono farlo perché pensano che saranno usati per una caccia alle streghe. Ma io non ne sono mai stato un sostenitore. Se qualcosa è andato storto, voglio capire cosa l’ha causato. Quando si trova la causa alla radice del problema, allora si può risolvere il problema, in modo che non accada mai più. Non si tratta di individuare le persone. Detto questo – uno strumento centrale può rendere i collaboratori molto più responsabili, nel senso che ci penseranno due volte a mettere informazioni non controllate in un sistema se sanno che possono essere ricondotte a loro. Quando non sono rintracciabili, potrebbe essere stato chiunque.

4Pack:

Che ne dici di processi interni disarticolati e scadenze ravvicinate? Pongono un rischio aggiuntivo, in quanto rendono più probabile che informazioni importanti si perdano nelle mancate comunicazioni?

Tim:

Sì, la robustezza dei processi all’interno di un’azienda è un fattore importante. In genere, dagli assicuratori, non c’è la volontà di fornire una copertura per le aziende nella loro infanzia. Cercano produttori con una maggiore maturità e un track record con il prodotto che stanno producendo, non quelli che hanno ancora problemi di dentizione!

4Pack:

Che consiglio daresti alle piccole imprese che vogliono crescere e raggiungere un livello di maturità più elevato?

Tim:

Beh, il mercato assicurativo cerca sempre l’accreditamento presso alcuni enti, come il British Retail Consortium. Ciò significa che i sottoscrittori e i broker possono andare sulla directory BRC e dare un’occhiata al rating di un’azienda. Se sono accreditati di grado A, allora il mercato sa di avere vari controlli di sicurezza e di qualità, tra cui un piano di gestione dei ritiri e delle crisi. Quindi il mio consiglio sarebbe quello di lavorare per una sorta di accreditamento.

Consiglierei anche di lavorare con uno dei tanti consulenti in materia di crisi e sicurezza alimentare, alcuni dei quali sono trattenuti dagli assicuratori. Essi possono fornire un livello di competenza che le imprese più piccole di solito non hanno all’interno dell’azienda – ad esempio in materia di PR, di attenuazione dei rischi, ecc.

4Pack:

Perché gli assicuratori mantengono questi consulenti? Cosa possono fare per i produttori?

Tim:

Possono fare un finto richiamo con voi, in modo che sappiate chi è responsabile di cosa, e si assumano la responsabilità dei rispettivi ruoli. Gli assicuratori si aspetteranno di vedere questi processi in anticipo. Chiederanno di vedere le copie dei piani di richiamo e dei piani di gestione delle crisi, perché alcune aziende diranno di avere tali politiche e procedure, ma in realtà quando si arriva a rivederle, sono abbastanza leggere nei contenuti. I consulenti di crisi possono aiutare a creare questi documenti e a renderli solidi.

4Pack:

È utile quando si è in grado di produrre rapidamente una traccia di revisione?

Tim:

Sì, è necessario essere in grado di identificare e tracciare i problemi. Ciò significa sapere dove è andato a finire un prodotto contaminato, qual è la portata del problema e, ovviamente, come si è verificato. È necessario identificare dove è iniziato e dove è finito. Bisogna sapere dove è andato, se si trova nel tuo magazzino o se è fuori dal tuo controllo. È con la logistica, la distribuzione, sullo scaffale del rivenditore, o è a casa del consumatore?

Queste informazioni aiutano a capire di quali risorse aggiuntive potresti aver bisogno, per esempio, creare un call center per le persone che chiamano; decidere come smaltire il prodotto una volta che l’hai recuperato; o se puoi rielaborarlo, per esempio stampando etichette extra e incollandole.

4Pack:

Hai menzionato il British Retail Consortium. Cosa ci vorrebbe per ottenere quell’accreditamento?

Tim:

Per i dettagli precisi, dovresti andare sul loro sito web (https://www.brcgs.com/). Ma in generale, quello che cercano è la dimostrazione di aver considerato tutti i rischi a cui sei esposto e che potrebbero portare a un richiamo. Non è possibile proteggersi realisticamente da un eventuale richiamo. Non c’è modo di impedire che un macchinario si rompa, o che qualcuno entri in un negozio, manometta un prodotto e debba essere richiamato. Quindi tutto ciò che si può fare è aderire a queste politiche e procedure. Dimostrare un livello di maturità in termini di processi interni e di accreditamento è positivo. Dimostrare che non ci sono grandi non conformità.

Tutto questo agli occhi di un revisore risulta positivo, gli assicuratori lo apprezzano e anche i clienti. Non dimenticare che potrebbero anche controllare le strutture. Se apri le porte e lasci che la gente entri e guardi, si vede che non hai nulla da nascondere.

4Pack esiste per aiutare i produttori di alimenti e bevande e i marchi di tutte le dimensioni a spingere prodotti innovativi e più sicuri sul mercato attraverso i canali in modo rapido. Se volete accelerare il processo di lancio del vostro prodotto, prenotate una demo con uno dei nostri esperti.