A.G. Barr trasforma i suoi processi di gestione delle artwork

A.G. Barr trasforma i suoi processi di gestione degli artwork grazie a 4Pack e costruisce una base solida per un miglioramento continuo del business

A.G. Barr, una delle più importanti aziende internazionali di bevande con sede nel Regno Unito, possiede oggi un portfolio diversificato di brand tra cui IRN-BRU e Rubicon e, con oltre 400 tipologie di varianti tra le varie linee di prodotto, la gestione manuale degli artwork non è più ritenuta sufficiente. L’azienda si è così rivolta a 4 Flying per velocizzare e migliorare i flussi di lavoro di gestione degli artwork grazie a 4Pack.

Nicola Critchley è un’analista dei processi aziendali nell’area IT di A.G. Barr e, avendo lavorato precedentemente come Brand Coordinator nel reparto di ricerca e sviluppo, aveva anche l’esperienza nella gestione degli artwork e delle approvazioni del packaging. È stata scelta per guidare l’attività di trasformazione dei processi di gestione degli artwork dell’azienda con la nuova piattaforma software 4Pack.

L’esigenza di adottare modalità di lavoro più efficaci era già stata segnalata qualche tempo fa. “Sapevamo di dover cercare metodi alternativi per gestire gli artwork e rendere il processo meno manuale, più veloce, sicuro e potente. In tale contesto era necessario guardare a una soluzione basata su cloud”, afferma Nicola.

Nell’aprile del 2022, dopo una rigorosa procedura di selezione e numerose dimostrazioni di prodotto, A.G. Barr ha scelto la piattaforma 4Pack. Spiega Nicola: “La decisione di rivolgersi a 4Pack è stata determinata prevalentemente da fattori quali il valore della soluzione, la flessibilità, oltre che la facilità d’uso e l’estetica. Ci è subito sembrato che 4Pack consentisse una transizione semplice rispetto all’approccio tradizionale e che la piattaforma fosse facile da usare e molto flessibile per adattarsi alle nostre esigenze”.

4 Flying, con 4Pack, dall’inizio della relazione e per tutte le fasi del progetto, ha messo al centro il cliente. La Direttrice Generale della divisione UK Helen Poole e il Responsabile dei Servizi Professionali Jeremy Whinnett sono stati coinvolti non solo nella fase iniziale di finalizzazione dell’accordo, ma anche per l’intero processo. L’esperienza positiva di collaborazione con loro ha contribuito alla scelta finale: “La buona impressione che abbiamo avuto fin da subito su 4Pack e su 4 Flying come azienda è stato un fattore determinante, oltre al trattamento ricevuto da Helen e Jeremy all’inizio e per tutto il progetto fino alla fase di Hypercare post go-live. Jeremy ha visitato la nostra sede in numerose occasioni per riunioni dedicate al progetto e partecipa molto ancora oggi”.

Avere più brand implica carichi di lavoro notevoli

Gli obiettivi principali dell’implementazione di una soluzione di Artwork Management come 4Pack erano ridurre significativamente il tempo dedicato alla revisione degli artwork e raggiungere un livello di precisione più elevato.

Le sfide principali da vincere erano il carico di lavoro elevato e la complessità di gestire oltre 400 SKU (Stock Keeping Unit) con altrettante confezioni per 15 marchi differenti. Ogni SKU è effettivamente un prodotto a sé stante: ad esempio, ogni volta che a una lattina da 330ml di IRN-BRU occorre aggiungere un’offerta sulla confezione, si crea la necessità di una revisione di articolo che è di fatto un nuovo artwork.

Nicola ha commentato “Gestire il nostro artwork è complesso. Abbiamo lavorato con svariate agenzie grafico-creative interne ed esterne, diversi fornitori e con un processo completamente manuale.”

Rapida implementazione in corso

L’implementazione è iniziata a settembre 2022 e il sistema è stato lanciato solo un mese dopo. Come per tutte le introduzioni di un nuovo software c’è stato qualche ostacolo. Nicola ha rivelato che “il problema principale era far abituare le persone al nuovo sistema, il che non stupisce quando si passa da un processo completamente manuale al dover seguire un flusso di lavoro digitale e integrato”.

Si sono imposti alcuni cambiamenti. Nicola e il team di 4Pack hanno lavorato su alcuni cambiamenti imprevisti e modifiche al processo. Ha riconosciuto: “I nostri flussi di lavoro erano basati su come facevamo le cose manualmente. 4Pack ci ha aiutato moltissimo con la transizione, suggerendo soluzioni e interagendo con i nostri utenti”.

Ha continuato: “Abbiamo coinvolto Helen e Jeremy in ogni conversazione e ci hanno dato diversi suggerimenti e idee. Sanno di cosa parlano, sono flessibili, attenti, affidabili e molto diligenti. È stato facile collaborare con loro e abbiamo raggiunto tutti gli obiettivi di progetto. Posso affermare con entusiasmo che l’implementazione si è rivelata “quasi” senza stress! Fantastico direi!”

Integrare le informazioni fondamentali per allineare e semplificare i processi

La prossima fase sarà quella di integrare i dati più importanti dell’etichetta in 4Pack. Gli “Artwork Labelling Information Sheets” (abbreviati come ALIS), cioè le schede con i dati da inserire sugli artwork, contengono le informazioni fondamentali da inserire su ogni tipo di confezione, allo scopo di comunicarle ai grafici-creativi in modo chiaro e accurato. I dati comprendono dichiarazioni tecniche, come allergeni, informazioni nutrizionali e i testi marketing.

Combinare la gestione degli artwork con la gestione dei dati renderà più fluidi i processi e aiuterà A. G. Barr ad aumentare l’efficienza. Nicola ha affermato “Puntiamo sempre al miglioramento continuo e 4Pack viene aggiornato costantemente. Monitoriamo continuamente le funzionalità disponibili e se c’è dell’altro che possiamo integrare per ottenere ulteriori vantaggi”.

A. G. Barr ha un business globale e anche la versione dell’artwork destinata al mercato internazionale passa attraverso il flusso di 4Pack. L’integrazione dei dati contribuirà a velocizzare ulteriormente il processo di traduzione e adattamento degli artwork per tutti i paesi. Oltre a utilizzare la traduzione di termini chiave e frasi come “Da consumarsi preferibilmente entro”, l’azienda esplorerà tutte le potenzialità di gestione delle traduzioni di 4Pack.

Controllo della conformità in un mondo in costante evoluzione

A.G. Barr lavora costantemente per proteggere i propri brand, perciò la conformità con gli standard diventa un fattore strategico fondamentale. Nicola ha affermato: “È molto importante che tutto sia corretto per ogni prodotto: ci sono severe linee guida da rispettare per i brand come la dimensione del carattere e l’uso specifico di colori e loghi”.

Inoltre, i requisiti cambiano spesso. In questo mercato estremamente competitivo del largo consumo, tutto è in costante trasformazione. Nicola ha fornito esempi dicendo “Cambiamo continuamente elementi che influenzano il packaging primario, come l’etichetta su una lattina o una bottiglia, o il packaging secondario, come la pellicola che riveste una confezione o una vaschetta”.

La regolamentazione normativa obbliga a rispettare ulteriori requisiti di conformità per il packaging e per l’etichettatura ed è anch’essa in costante evoluzione. Sottolineando l’importanza di questo fattore, Nicola ha osservato: “Dobbiamo soddisfare diversi requisiti legali e standard di conformità nella nostra etichettatura: le informazioni devono essere corrette per i consumatori. Molti dei nostri sforzi sono concentrati nell’assicurare che il nostro packaging sia corretto al 100%”.

Creare circolarità del packaging

La sostenibilità e la tutela dell’ambiente sono molto importanti per A.G: Barr. Assumersi la responsabilità per il proprio packaging è considerato uno degli aspetti fondamentali del programma di sostenibilità ambientale “No Time To Waste”.

Nicola considera 4Pack fondamentale nell’ambito di questo aspetto: “Utilizzare 4Pack ci ha aiutato a sviluppare un processo più efficiente e dinamico nella gestione degli artwork. Possiamo gestire più agevolmente i miglioramenti dedicati alla sostenibilità del packaging che stiamo facendo e che faremo in futuro. Ad esempio, le confezioni delle bibite Barr sono ora completamente riciclabili: questo ha comportato l’aggiunta di messaggi relativi al riciclo direttamente sulla confezione, mentre le nostre confezioni da 1 litro sono composte da plastiche vegetali e riportano il logo Carbon Trust”.

Uno dei fattori di cambiamento più significativi è stata l’introduzione del sistema di deposito cauzionale (Deposit Return Scheme – DRS), in base al quale viene richiesto un piccolo deposito quando si acquista una bevanda in un contenitore monouso che viene poi rimborsato al consumatore quando restituisce il contenitore per il riciclaggio.

Le sfide operative e logistiche che ne derivano sono numerose. Nicola ha spiegato l’impatto sul packaging: “L’impatto del DRS dal punto di vista del packaging è che ora avremo SKU scozzesi diversi da quelli inglesi. Questo comporterà la gestione di artwork diversi per incorporare il logo DRS, nuovi codici a barre e altri elementi e ciò aggiungerà ulteriori SKU da gestire”.

Anticipare questo aumento dei carichi di lavoro degli artwork è stato un fattore chiave importante per il successo del nuovo sistema: “Essere pronti per il DRS era uno dei requisiti che avevamo richiesto a 4Pack: avevamo bisogno che il sistema fosse attivo, funzionante e pronto all’uso prima di dover iniziare a elaborare gli artwork DRS. Ci siamo riusciti”.

Processo ben avviato e con uno sguardo al futuro

4Pack non solo ha già portato maggiore coerenza e controllo nella gestione della grafica dei packaging dell’azienda, ma offre anche la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti futuri.

Nicola ha osservato che “A. G. Barr è in continua espansione. In futuro aumenteremo il nostro portafoglio di brand e potremo facilmente integrarli nei nostri processi con 4Pack. Ci sono anche altri moduli in 4Pack che ci interessano, come la gestione dei dati di prodotto e la gestione degli asset digitali”.

L’esperienza positiva del lancio di 4Pack ha influenzato la decisione di implementare il sistema anche per FUNKIN Cocktails, un altro brand di A. G. Barr. Nicola ha dichiarato: “L’implementazione dello stesso sistema sarà vantaggiosa nel caso in cui il futuro porti a una maggiore integrazione tra la gestione dei brand. Ora stanno costruendo i loro flussi di lavoro pronti per essere testati”.

Riflettendo sul percorso compiuto finora, Nicola è convinta che le cose si stiano muovendo nella giusta direzione: “Anche se è ancora presto, vediamo già che 4Pack porterà vantaggi in termini di governance, costi, conformità e risparmi di tempo. Ne è valsa decisamente la pena”

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