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itsu [grocery] si avvale di una piattaforma personalizzata per eliminare le inefficienze nella gestione manuale degli artwork e apre la strada a una forte crescita

L’assortimento di prodotti di itsu grocery si sta ampliando così rapidamente che è diventato impossibile gestire manualmente un packaging preciso e perfettamente brandizzato. Per questo motivo, itsu si è rivolta a 4Pack per ottimizzare i processi di gestione degli artwork.

Da quando ha portato il cibo dei suoi ristoranti direttamente alla grande distribuzione nel 2011, itsu [grocery] è in rapida crescita. I suoi piatti pluripremiati, ispirati all’Asia e disponibili in versione fresca, da conservare a temperatura ambiente e congelata, sono ora disponibili in tutti i principali supermercati nel Regno Unito. itsu è ora il secondo marchio più grande di piatti pronti congelati nel Regno Unito ed è quello in più rapida crescita nella categoria, secondo The Grocer, e punta a far crescere il fatturato da £60 milioni a £120 milioni entro il 2026.

Questo percorso sta amplificando la sua necessità di gestire artwork e packaging. Come innovatore in uno spazio altamente competitivo, itsu [grocery] sta sviluppando nuovi prodotti e raggiungendo nuovi paesi, con diversi distributori europei e mercati come i Paesi Bassi che hanno un forte interesse verso i loro prodotti. Inoltre, stanno emergendo nuove partnership promozionali, come una recente offerta di menu premium con la catena di supermercati Tesco.

Chloe Demetriou è la responsabile dello studio incaricato della progettazione grafica per itsu Grocery, e in precedenza era responsabile di progetto per gli artwork e il packaging. Ha ricordato: “parte del mio ruolo era automatizzare un processo di gestione degli artwork principalmente manuale. Avevamo processi solidi e un enorme foglio Excel per la gestione di progetti e compiti, ma era facile per le persone scrivere informazioni nel posto sbagliato. C’era troppo margine di errore. Così fu presa la decisione di adottare una soluzione migliore”.

Chloe si è messa alla ricerca della giusta piattaforma di gestione degli artwork: “Ho parlato con diversi fornitori, ma alcuni non offrivano strumenti abbastanza solidi di gestione del progetto o di revisione degli artwork. Inoltre, avevamo bisogno di annotazioni precise per gestire il nostro brand. Ho anche considerato il costo e alla fine ho consigliato 4Pack al nostro senior team”.

Una sfida sempre più complessa

itsu [grocery] necessitava di una singola piattaforma per gestire un processo sempre più complesso che include il controllo di ogni singolo aspetto degli artwork, in modo che il packaging e l’etichettatura fossero completamente corretti. Gli artwork per ogni prodotto sono gestiti sulla piattaforma 4Pack e, da un centinaio di artwork due anni fa, il numero ora supera i duecento e continua a crescere. “Con più artwork, avere un sistema di gestione dei processi fluido è ora più importante che mai”, ha dichiarato Chloe.

Con l’espansione internazionale, aumenta anche il numero di varianti linguistiche sui prodotti: ora ci sono sei lingue sull’imballaggio di big’bao e gyoza congelati. Chloe ha notato: “abbiamo bisogno che il nostro processo sia fluido per rimuovere qualsiasi possibile incomprensione per i nostri servizi di traduzione e altri team. Ogni controllo è ora gestito tramite 4Pack, per assicurare che tutto, fino alle istruzioni per la cottura, sia corretto in ogni lingua”.

Ovviamente, gli artwork del packaging richiedono aggiornamenti costanti. Ha dichiarato: “dobbiamo rispondere ai cambiamenti normativi riguardanti allergeni e informazioni nutrizionali e stiamo facendo molto lavoro sulla sostenibilità cambiando materiali e rimuovendo il più possibile la plastica”.

Infine, indipendentemente dal prodotto o dal mercato, il marchio itsu è una costante; quindi, ogni confezione deve essere perfettamente in linea con il brand. “Abbiamo standard chiari e molte linee guida da seguire su tutti gli aspetti del branding, come le nostre parentesi e i nostri apostrofi rosa”, ha dichiarato Chloe.

Maggiore visibilità e controllo dei KPI

itsu stabilisce i propri KPI e li monitora costantemente per mantenere l’eccellenza operativa. Anche man mano che l’azienda cresce, 4Pack aiuta itsu a vedere e gestire lo stato delle sue versioni degli artwork e ad accelerare lo sviluppo attraverso processi completamente connessi.

Ridurre il numero di versioni degli artwork significa ottenere i progetti grafici finali più velocemente e itsu è impegnato a ridurre significativamente i cicli di approvazione degli artwork. Ridurre al minimo le tempistiche dal file alla stampa aiuta a garantire il rispetto delle date di lancio fissate o le scadenze di produzione. Con i processi gestiti sul sistema 4Pack, entrambi sono più visibili e controllabili.

Chloe ci ha detto: “Molte aziende si accontentano se gli artwork passano attraverso quattro versioni, ma dal 2021 stiamo lavorando per ridurre le nostre versioni da quattro a meno di due. Dovevamo migliorare la precisione e lasciare meno margine di errore. Con 4Pack non abbiamo più bisogno di inviare informazioni in lunghe catene di e-mail. Il processo è meno incline agli errori e lo stato degli artwork è più chiaro. Possiamo lavorare più velocemente e meglio rispetto ai tempi e alle scadenze critiche del nostro team di sviluppo del prodotto”.

Semplificazione della gestione degli artwork

L’introduzione di 4Pack ha fatto subito la differenza, ha detto Chloe: “Come responsabile di progetto per gli artwork e il packaging, 4Pack mi ha semplificato la vita. Mi fa risparmiare molto tempo e molte e-mail. Prima mandavo un’e-mail per ogni singola versione di un artwork per chiedere ai nostri grafici di visualizzare le modifiche, poi aspettavo una loro risposta e mandavo e-mail ai revisori per controllare i cambiamenti. Ora, 4Pack fa tutto questo per noi automaticamente. Le persone semplicemente fanno clic su un pulsante per far avanzare il processo”.

Trovare artwork e documentazione di supporto per eseguire un’attività non è più una perdita di tempo. Ha commentato, “Nessuno perde più tempo a cercare cose su server o dischi diversi, perché basta semplicemente fare clic su un link in 4Pack per andare direttamente all’artwork. Ricordo di aver trascorso tanto tempo a trovare dove le cose erano archiviate, copiando e incollando link nelle e-mail: ora è solo un ricordo”.

Tutti hanno reagito in modo leggermente diverso al nuovo sistema, perché ha cambiato il loro modo di lavorare. Chloe ha ricordato, “Ci è voluto un po’ di tempo per completare i test di accettazione degli utenti e la formazione, ma è normale. I nostri grafici hanno detto che è stato facile e veloce. Il team tecnico ha apprezzato l’annotazione dei PDF e, avendo anche un punto di vista incentrato sull’accuratezza e la conformità legale, ha subito iniziato ad apprezzare la tracciabilità.”

Lavorare insieme per perfezionare i processi

Chloe ha lavorato con il senior team di 4Pack per identificare i requisiti e completare l’implementazione, instaurando una forte relazione. Ha commentato, “Helen e Jeremy sono stati davvero disponibili e la relazione con loro è ottima. Quella con 4Pack è una buona partnership, e mi piace che possiamo crescere ed evolverci insieme. Abbiamo imparato molto da loro sul sistema, e loro hanno imparato dalle nostre esigenze”.

Chloe ha apprezzato particolarmente il fatto che il team abbia compreso l’importanza di personalizzare la piattaforma, spiegando, “Abbiamo una presenza e una personalità del brand molto forti; quindi, è davvero importante per noi che tutto sembri appartenerci”. 4Pack ha adattato la piattaforma al marchio itsu, da una schermata di login personalizzata alle etichette di categoria che riflettono la palette di colori dell’azienda, con il rosa, come marchio distintivo dell’azienda, in forte evidenza.

Questa attenzione precoce ha costruito una base solida. Chloe ha detto, “Qualsiasi cosa accada, sappiamo che in 4Pack sono pronti ad ascoltarci e possiamo contare su di loro man mano che le nostre esigenze cambiano. Possiamo presentare loro nuove idee o sollevare preoccupazioni e sappiamo che investiranno tempo per affrontarle”.

Compiere i prossimi passi insieme

Chloe ha passato la gestione degli artwork a Vicki Helm nel 2022 sapendo che la piattaforma era operativa ma con ulteriore potenziale. Ha riflettuto, “Abbiamo costruito il sistema intorno a ciò di cui avevo bisogno nel mio ruolo, ma alla fine occorre costruire processi che funzionino per l’intera azienda, ed è lì che entrano in gioco le modifiche allo sviluppo”.

Vicki ha preso in mano la maggior parte della gestione del progetto rapidamente e con facilità, raccogliendo informazioni dai team per creare brief per gli artwork e poi gestendo revisioni, annotazioni e revisioni utilizzando 4Pack. Ha osservato, “È fantastico avere tutti gli artwork e gli archivi su un unico sistema. Lo strumento di annotazione è una delle migliori funzionalità di 4Pack: invece di annotare le modifiche sui PDF offline, le persone possono commentare direttamente sul sistema e abbiamo una piena tracciabilità”.

4Pack sta ora lavorando con Vicki al prossimo obiettivo, che è quello di costruire un tracciamento dei KPI nel sistema in modo che sia possibile generare un report settimanale del team di gestione che illustri lo stato di ogni elemento degli artwork, ogni documento correlato o attività in sospeso. Vicki ha detto, “4Pack sta ora lavorando alla funzione di reportistica della piattaforma, il che significherà niente più fogli Excel e un risparmio fino a un’ora per ogni report”.

L’integrazione di fornitori esterni, quali servizi di traduzione e tipografi, nel sistema è un altro obiettivo. Vicki ha osservato che “4Pack è flessibile, aperta al dialogo e alle richieste di modifica, e comunica bene con noi. Se ci sono problemi quotidiani, faccio semplicemente una richiesta di supporto, e ottengo una risposta velocemente”.

Beneficiare delle efficienze

4Pack ha già supportato un cambiamento positivo, migliorando l’accuratezza e i tempi e ottimizzando un processo di gestione degli artwork snello e collaborativo. Chloe ha detto, “Non c’è dubbio che la gestione degli artwork sia ora molto più facile e fluida, con un’attività più snella tra i team. 4Pack ha reso la vita più facile a tutti e ha ridotto notevolmente il traffico di e-mail”.

Chloe ha osservato che il processo di progettazione grafica potrebbe trarre vantaggio dall’integrazione nello stesso sistema con cui gestiamo gli artwork. “È importante trovare un fornitore che possa crescere con te e offrire ciò di cui hai bisogno man mano che ti evolvi”, ha affermato.

Vicki è stata d’accordo: “4Pack sembra davvero disposta a fare cambiamenti e adattamenti specifici per le nostre esigenze. In 4 Flying capiscono che ognuno ha modi diversi di lavorare e stanno imparando anche da noi. Il nostro rapporto è una strada a doppio senso”.

Chloe sembrava ottimista mentre contemplava cosa accadrà in futuro: “Non siamo ancora arrivati al punto di lasciare andare tutto quello che stavamo facendo manualmente e questo è il prossimo grande passo. Quando potremo utilizzare 4Pack per tutto, incluso il nostro reporting sui KPI, sarà un cambiamento radicale per noi, e saremo felici di dire addio all’ultimo dei tracciamenti manuali”.