Le piattaforme software per la gestione dei dati digitali aiutano le aziende ad assumere il controllo e a gestire le specifiche in modo più efficace.
Nessuno negherà l’importanza di avere specifiche di prodotto accurate, ma è davvero così facile?
Come esperti di gestione delle specifiche, sappiamo un paio di cose su quello che ti rallenta e quello che puoi velocizzare, quindi siedi e leggi con attenzione…
In questo articolo parliamo delle sfide della moderna gestione delle specifiche e chiariamo i vantaggi del passaggio al digitale o del lavoro. (vedi il nostro primo articolo per capire come le specifiche guidano la qualità)
Le sfide della moderna gestione delle specifiche di prodotto
Ai giorni nostri mantenere le specifiche corrette è una vera e propria sfida. Sono finiti i giorni in cui le specifiche erano create al momento del lancio del prodotto e poi archiviate o conservate, a tempo indeterminato, quasi intatte. Le specifiche, oggi, sono documenti digitali molto vivi.
Modifica delle norme
I cambiamenti normativi e le nuove esigenze del mercato portano a situazioni in cui nuovi “dati” o informazioni devono essere acquisiti e aggiunti alle specifiche esistenti. Prendiamo ad esempio la sostenibilità. L’attuale tendenza a gestire e misurare l’impatto ambientale dei prodotti fabbricati e degli imballaggi richiede l’identificazione e la raccolta di informazioni aggiuntive in tutto il portafoglio prodotti. Questo requisito per l’acquisizione di dati supplementari, spinge al limite le specifiche esistenti di prodotti, imballaggi e ingredienti, richiedendo frequenti aggiornamenti delle specifiche e riapprovazioni.
Proliferazione dei dati
Con l’espansione delle specifiche, la quantità di dati che viene inserita e convalidata in tutta l’organizzazione cresce quasi esponenzialmente. Con una tale quantità di dati, vi è una frequente sovrapposizione tra le specifiche. Per collegare tra loro le specifiche e i sistemi, ci sono elementi di dati master, ad esempio ID delle chiavi del prodotto, nomi dei componenti, codici ecc. che vengono memorizzati in ERP e anche all’interno delle specifiche.
I vantaggi del software digitale di gestione delle specifiche e di approvazione
Rispetto alla gestione delle specifiche tramite fogli di calcolo, le piattaforme software con step di approvazione offrono una serie di vantaggi, importanti per le nuove modalità di lavoro.
Ciò che offrono è l’opportunità di centralizzare e controllare in modo completo il tuo framework di specifiche e i tuoi dati.
Rendere le specifiche visibili all’interno di un’organizzazione è una vera sfida se si è abituati a lavorare in Excel. Con una soluzione digitale basata su cloud, i colleghi hanno la possibilità di cercare, trovare e visualizzare le specifiche senza problemi.
Questi sono i vantaggi dell’utilizzo di un sistema digitale di gestione delle specifiche…
1. Non c’è più bisogno di fogli di calcolo complessi
Quanto tempo si spende per cercare di tenere traccia e registrare le modifiche apportate in un file Excel? Probabilmente molto… Anche se Excel ha il vantaggio di essere flessibile e intuitivo nell’uso, ha una serie di svantaggi quando viene utilizzato come base per raccogliere e convalidare dati o contenuti: ricerca e controllo delle modifiche in un gruppo più ampio e verifica delle modifiche, per citarne alcune.
Più dati dobbiamo raccogliere e controllare, più complessi diventano questi fogli di calcolo. Anche se possiamo costruire fogli di calcolo complessi con regole incorporate, ciò non significa che dobbiamo farlo. Ci sono sistemi migliori e più robusti per questo, ora offerti in abbonamento a prezzi accessibili.
2. Dati chiari e tracciabili
Il controllo della modifica delle specifiche è un punto importante. Questo include chi può modificare e aggiornare quali dati e quando, fino a come le nuove versioni vengono gestite e approvate. I sistemi digitali possono davvero snellire questo processo offrendoti un flusso di lavoro automatizzato, adattato ale modalità di lavoro della tua azienda e ai requisiti del Sistema di Gestione della Qualità (SGQ).
Conseguentemente ad un flusso di lavoro automatizzato, questi sistemi ti permettono anche di raggiungere elevati livelli di integrità dei dati, dove ogni modifica viene verificata e ogni azione memorizzata e resa visibile attraverso un report. Se si confronta questo con il tentativo di tracciare le modifiche apportate a un file Excel, si capisce la differenza.
3. Collegamento a terzi e fornitori esterni
Un ulteriore vantaggio di una piattaforma basata sul cloud è la facilità con cui i fornitori possono essere coinvolti nel processo di creazione e approvazione delle specifiche. Per i prodotti co-prodotti, ad esempio, il co-produttore o il fornitore, si presume che detenga la maggior parte delle informazioni sulle specifiche.
Le piattaforme di specifiche basate sul cloud consentono di condividere le stesse con i fornitori esterni come parte di un flusso di lavoro controllato e possono essere impostate per consentire al fornitore di inserire i dati direttamente nel sistema tramite un’interfaccia semplificata o un portale dedicato.
Se al momento stai reimmettendo o ritrasmettendo i dati del fornitore nelle tue specifiche, è chiaro che se il fornitore può inserire queste informazioni direttamente alla fonte, migliorerà la qualità potenziale della specifica, con un notevole risparmio di tempo e costi.
4. Velocizzare la centralizzazione
Nell’ambito della centralizzazione delle tue specifiche all’interno di un sistema digitale, ti troverai a portata di mano un’enorme mole di dati con le caratteristiche, i componenti e gli ingredienti di tutti gli aspetti dei prodotti che stai commercializzando. Pensa alla velocità con cui potresti rispondere in futuro alle richieste dei rivenditori e creare visualizzazioni di dati e report per uso interno ed esterno.
5. Guidare la coerenza
Accoppiata alla centralizzazione è la standardizzazione (la digitalizzazione e la centralizzazione delle specifiche richiedono un livello di standardizzazione). I dati “esplosi” descritti nella sezione precedente possono essere tenuti a bada se si può avere una “visione a volo d’uccello” dell’intera gamma di prodotti, confezioni o ingredienti. In questo modo è possibile tenere sotto controllo quali dati sono necessari, eliminando nel tempo i punti di dati in cui le voci sono incoerenti o non più rilevanti.
6. Integrare liberamente
Il potenziale d’integrazione è un aspetto importante anche nel confronto con modalità di lavoro più analogiche. Le piattaforme di specifiche digitali possono consentire la sincronizzazione quasi in tempo reale dei dati master con l’ERP – il che significa che i dati critici possono essere mantenuti senza soluzione di continuità in tutta l’organizzazione senza necessità di re-keying.
7. Pianificare il futuro
Infine, i migliori sistemi di specifiche digitali sono a prova di futuro e scalabili.
L’aggiunta di nuovi dati alle specifiche esistenti è un cambiamento controllato, ma che può essere eseguito in modo intelligente rispetto al al montaggio a posteriori di campi o sezioni aggiuntive in un gruppo di file Excel.
Inoltre, se si ottengono prodotti aggiuntivi tramite acquisizione, queste specifiche esistenti possono essere facilmente migrate nella piattaforma e si possono effettuare modifiche o aggiornamenti ai flussi di lavoro automatizzati per riflettere i cambiamenti nel processo di business.
In conclusione
Gestire correttamente le specifiche non è semplice, ma non lo è nemmeno la scienza missilistica.
A nostro avviso, il passaggio da un foglio di calcolo analogico a un sistema di specifiche digitali offre vantaggi immensi e immediati a qualsiasi organizzazione, il che significa che ci sono ritorni sugli investimenti (ROI) molto interessanti sia a breve che a lungo termine.
Un sistema di specifiche digitali che sia facile da usare e che collabori all’interno cambierà a sua volta la mentalità di qualsiasi organizzazione. La possibilità per i team e i dipartimenti interni di avere accesso diretto alla ricerca e alla visualizzazione dei dati relativi ai prodotti può davvero liberare la potenza delle informazioni che si trovano all’interno delle specifiche.
Informazioni su 4Pack
4Pack è una soluzione software basata su cloud che offre ai produttori di beni di consumo confezionati (CPG) e ai proprietari di marchi il potenziale per centralizzare tutte le informazioni, i file e i processi fondamentali per lo sviluppo, la ristrutturazione e l’aggiornamento dei loro nuovi prodotti.
La collaborazione in un’unica piattaforma, sia che si tratti della gestione di nuovi fornitori, della qualificazione di nuovi ingredienti o della creazione di nuovi prodotti, ricette o materiali di imballaggio e artwork del pack, offre notevoli vantaggi in termini di risparmio di tempo e di costi e migliora la qualità complessiva e la conformità del processo.
4Pack combina le tecnologie di Product Information and Specification Management (PIM), Product Lifecycle Management (PLM), Label Artwork Management (LAM) e Digital Asset Management (DAM) in un unico pacchetto Software as a Solution (SaaS).
Il team di esperti di 4Pack lavora da oltre 20 anni con i produttori di alimenti, bevande e beni di consumo confezionati e con i proprietari di marchi.
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